Las Tablas de Retención Documental y el manejo de versiones

Leonardo Guzmán. Técnico Profesional en Ingeniería de Sistemas. Jefe de Sistemas y responsable del proyecto tecnológico del Archivo General de la Nación 1992-2004. Desarrollador de la versión a español del software Winisis de UNESCO y consultor en automatización de archivos de la OEA para América Latina. Miembro de la Comisión Ad Hoc del Consejo Internacional de Archivos que evaluó para Colombia la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G). Consultor funcional para el proyecto IBERODOC: la oficina sin papeles. Actualmente se desempeña como asesor en proyectos y planes de automatización integral de gestión de documentos.

Resumen:

Ante la ausencia de una metodología de aplicación práctica para utilizar diferentes versiones de Tablas de Retención Documental – TRD en un mismo espacio de administración documental corporativo, el texto propone un análisis y unos escenarios técnicos que permitan a los lectores determinar una mecánica adecuada para que la institución logre poner en marcha esa solución instrumentada y procedimental, a fin de lograr las funcionalidades necesarias en el software que administra los documentos y llevarlas a cabo de una manera controlada.

Si bien los planteamientos proceden con una aplicación para entornos manuales o automatizados, la pretensión del texto se focaliza en plataformas de tecnología especialmente preparadas para soportar los requisitos de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y es en virtud de estas funcionalidades, que realiza los planteamientos propuestos.

Palabras clave: Clasificación de documentos. Reclasificación documental. Movimiento de expedientes. Versiones de Tablas de Retención Documentos. SGDEA. Tablas de Retención Documental-Versiones. Gestión documental. Gestión de Archivos.

Introducción

Las directrices de orden nacional  y las buenas prácticas que se encuentran en la literatura técnica abordan de forma superficial, tangencial, la manera y manejo de cómo se deben tratar los documentos en su conjunto, cuando una organización requiere implementar una nueva versión de Tablas de Retención Documental – TRD.

Excusas anticipadas porque el texto hace uso de un vocabulario común, que sin estar alejado de la terminología y concepto documental, busca una comprensión tanto por parte de conocedores técnicos de  archivo, como de perfiles y apoyos de otras disciplinas, cuyo trabajo conjunto se requiere para poner en práctica los postulados aquí expresados.

Como se ha observado y comprobado, el ámbito documental no escapa al desarrollo de soluciones y herramientas tecnológicas y, con un alto grado de seguridad, se puede afirmar que los documentos producidos hoy en día no pueden ser administrados adecuadamente, sin una plataforma informática especialmente diseñada para esos propósitos. La pandemia de 2020 nos demostró, a la vez que aceleró esta condición, transformando de manera definitiva las prácticas, responsabilidades y hasta la visión de preservar y conservar los documentos, al punto que nos hacen pensar en los sistemas que los gestionan, no como una herramienta, sino más bien como una política corporativa.

Las Tablas de Retención Documental cambian por y en multiplicidad de eventos y no es fácil definir el comportamiento que deben seguir los documentos, una vez puesto en práctica el nuevo esquema de clasificación. Las directrices documentales de una entidad deben estar preparadas conceptualmente para soportar esas modificaciones de TRD, en donde una unidad orgánica se divide en dos; o aquellos casos en los que dos unidades de la organización se combinan en una; cuando se producen movimientos o redenominación de la unidad productora y la posible división de una organización completa en 2 organizaciones. Además de las implicaciones directas sobre la gestión documental y las responsabilidades desde una perspectiva administrativa y jurídica, la coexistencia de varias TRDs impactan los archivos como patrimonio documental y de allí la importancia de una definición soportada como política institucional.

Otras posibilidades de cambio se dan por el ajuste de procedimientos; modificaciones en los requisitos legales; cambio de funciones, etc. Cuando se modifica la estructura orgánica de la entidad y se crean o suprimen grupos de trabajo, se genera un impacto directo sobre la competencia funcional y por tanto las series y subseries documentales asociadas a las oficinas productoras se ven afectadas, porque estos cambios repercuten en las responsabilidades institucionales, personales y hasta sociales. La asignación legal de nuevas funciones incrementa el número de agrupaciones documentales a manejar, sin dejar de mencionar que identificar documentos relativos a derechos humanos y derecho internacional humanitario, también sugiere un cambio de TRDs. En fin, cualquiera sea la razón por la que usamos una nueva TRD, las entidades deben tener la línea de acción definida para hacer frente a la administración del acervo documental, asegurando que la gestión sea técnica, completa y correcta a lo largo del ciclo de vida.

La incertidumbre sobre cómo adelantar esos procesos de tratamiento para los documentos con varios esquemas de clasificación, no ha sido tratada por los organismos que emiten política documental en nuestro país, dejando que en la práctica surjan iniciativas interesantes pero desarticuladas y carentes de normalización. La ausencia de estas directrices es precisamente la causa que motiva la construcción del presente texto, postulado como una primera aproximación, para discernir sobre las consecuencias, aportes y debilidades en los escenarios que plantearemos. Esperamos abrir el análisis y que los planteamientos puedan coincidir como potenciales soluciones aplicables a las necesidades institucionales, para aquellas entidades que se encuentran ante el uso de más de una versión de TRD en el sistema que gestiona los documentos.

La propuesta no pretende ser disruptiva o novedosa, tan solo busca, con base en criterios de organización primarios y responsabilidad de competencia, una línea de tratamiento para esquemas de clasificación múltiple, estudiadas y analizadas, que garanticen el curso normal de las actividades corporativas y que por tanto obligan una definición frente al comportamiento de los documentos en curso, orientadas en lograr un blindaje para las consecuentes responsabilidades administrativas, jurídicas y judiciales que se derivan cuando se pone en marcha más de un esquema de clasificación. Aunado a ese propósito, nos atrevemos, con título de propuesta, a identificar los caminos de operación funcional que debe tener la definición del procedimiento y la gestión de los documentos, asegurando una continuidad de los trámites institucionales, sin menoscabo de la organización técnica que se deriva de la existencia de una nueva Tabla de Retención Documental en uso.

La expectativa de utilidad en este artículo persigue explicar las opciones analizadas y exponer formas para mitigar el impacto que significa aplicar una nueva versión de TRD en la organización, con documentos asociados a usuarios, en un estado de trámite aún sin culminar.  Se pretende explicar de forma sencilla y práctica los escenarios que se generan con esta dinámica documental y el planteamiento de las posibles acciones a seguir.

Las premisas particulares sobre las que se sustentan las propuestas son dos:

1. Las entidades deben garantizar que sus trámites y atención continúan, independientemente del modelo de organización que tengan los documentos; y
2. Los documentos de archivo son evidencias que reflejan el actuar administrativo y como tal, es decir declarados como documentos de archivo, son inmutables y no pueden cambiar sus atributos y características ante la aplicación de una nueva TRD, porque de hacerlo dejarían de servir como esencia de demostración y prueba, acerca de las actividades y operaciones que representan.

1. Las preguntas aparecen

Cuando una nueva TRD entra en vigencia y la institución ya viene aplicando organización de documentos con base en el esquema de clasificación que se deja obsoleto:

1. ¿Qué pasa con los expedientes en curso (abiertos)?
2. ¿En qué condiciones quedan los expedientes cerrados?
3. ¿Qué acción recae sobre los documentos de archivo?
4. ¿Cómo finaliza el trámite un documento ya clasificado que aún no se ha declarado como documento de archivo?
5. ¿Qué se hace con los documentos que no se han clasificado, pero ya iniciaron un trámite?
6. ¿Existe alguna incidencia con los contenidos nuevos?
7. ¿Cómo se garantiza que la entidad desarrolle sus funciones y los trámites se cumplan, a la luz de la nueva organización documental?
8. ¿En manos de quién queda la competencia para atender un asunto, frente a un cambio de funciones?

El planteamiento de las preguntas es unidireccional. Cómo seguir operando sobre la nueva TRD significa llevar la unidad documental en curso, desde una TRD obsoleta, antigua, hacia una TRD nueva, activa. No vemos posibilidad práctica y por tanto carece de análisis, llevar expedientes configurados y almacenados bajo una TRD vigente, hacia una versión de clasificación en desuso. El estudio no es retrospectivo porque los documentos nacieron con la definición y asociación al Cuadro de Clasificación que los administra actualmente y carece de sentido llevarlos a un estado anterior, clasificarlos en un esquema inexistente al momento de su producción y, vulnerar, por consiguiente la característica de evidencia. En otras palabras, el planteamiento general del presente estudio no contempla  reversar la ubicación de expedientes y documentos actuales, en TRDs obsoletas, entre otros motivos porque hace imposible el normal desarrollo de las actividades de trámite institucional y porque se afecta, sin duda, la responsabilidad y competencia, inherentes al principio archivístico de procedencia.

Esta piscina de inquietudes y preguntas serán tratadas de forma concreta a continuación, advirtiendo siempre la necesidad de consideración y análisis sobre la competencia; sobre lo patrimonial y sobre las implicaciones jurídicas y judiciales que conlleva la organización de los documentos.

2. Una cosa es la estructura y otra los documentos

Para claridad y comprensión de los escenarios que se presentan, el texto utiliza la expresión “contenido” para referirse a los expedientes y documentos; entre tanto que utiliza la expresión “estructura” para identificar el entorno administrativo (fondo, sección, subsección) y funcional (series y subseries), en el que se organiza y almacena ese contenido.

El objetivo de la clasificación documental es crear una taxonomía que permita categorizar los diferentes documentos que generan las funciones, las actividades y las operaciones el curso de su desarrollo. Los documentos se producen en el cumplimiento de las funciones de una dependencia, anclada a una estructura organizacional, con competencias misionales, administrativas y jurídicas. Archivísticamente se corresponden con las series y subseries documentales y se agrupan en expedientes para reflejar la forma en que se desarrollan los trámites institucionales. Los expedientes están conformados por un conjunto de documentos vinculados entre sí, como una secuencia de “causa-efecto”, que refleja de forma natural la manera en que cada actividad desarrolla sus operaciones. De aquí que existan expedientes de diferente naturaleza, cada uno con contenidos de documentos distintos para evidenciar el desarrollo del trámite: Un Contrato de Prestación de Servicios con documentos de Oferta, Minuta, Póliza, Informe, etc. y otro de Proyectos de Inversión, con documentos como el Plan, el Cronograma, las Actas, los Acuerdos, y los Informes, entre otros.

El párrafo anterior solo para justificar que cada versión de TRD tiene que reflejar una clasificación específica, asignando los expedientes/documentos a quienes tienen la competencia funcional para responder por ellos y desarrollar ese trámite con la vigencia de los procedimientos actualizados. Como en Colombia diseñamos las TRDs con un modelo orgánico-funcional, se necesita entonces la existencia de dos o más estructuras documentales distintas en convivencia simultánea: La TRD que se va a reemplazar y la nueva TRD, que tendrá sus propias oficinas productoras, las series, las subseries, acorde con sus funciones; y los  documentos generados con un flujo de trabajo vigente, conforme las dinámicas de cambio procedimental. Mientras que la TRD “antigua” está llena de contenidos, la nueva estructura, con oficinas productoras, series y subseries, nace vacía, es decir sin expedientes y sin documentos.

Ahora bien, para que la Entidad pueda continuar con el normal cumplimiento de sus funciones, necesitará definir si usa varias estructuras activas o mueve los contenidos hacia la versión actualizada. El movimiento será de muchos expedientes y documentos, será condicionado, podrán incluso ser miles o cientos de miles, que pasen de esa estructura de TRD obsoleta, a la nueva versión, sin que pierdan sus atributos. Por este motivo es útil hacer la diferencia entre el concepto de estructura documental y contenidos (expedientes y documentos), para comenzar a pensar en los escenarios que trae la convivencia simultánea de TRDs en la operación institucional. Entender la utilidad de separar los conceptos de estructura y contenido reduce la complejidad que representan los accesos y permisos de acción, toda vez que para cada versión de TRD, la configuración de los usuarios y la parametrización del acceso, así como los privilegios y características, estarán asignados de forma exclusiva sobre el segmento de estructura del que forman parte y así, entonces, cuando un contenido se reubique, sus características de uso, los usuarios y sus permisos, serán los que están configurados en el destino al que se movieron, sin mayor afectación, más allá de guardar toda la auditoría llevada a cabo, incluyendo la propia reubicación.

3. Escenarios y acciones

3.1       Los documentos finalizan bajo el esquema de clasificación con que nacieron

Esta primera opción corresponde a situaciones y casos en que la entidad decide que varias versiones de TRD estén abiertas al tiempo y todas permitan clasificar los documentos según corresponda. Son una, dos, tres o más TRDs activas en un mismo entorno institucional. No implica movimiento de contenidos por cuanto cada creación o actualización se lleva a cabo en la TRD correspondiente.

En este escenario los contenidos no se ven afectados puesto que se sigue el flujo ya establecido y los valores heredados ya se encuentran registrados. Los trámites continúan conforme fueron diseñados para la versión de TRD en la que se clasifican los documentos. No hay incidencia tampoco, sobre efectos en la retención y disposición para los expedientes que se encuentren en curso, por cuanto nacieron como parte de la TRD antigua y siguen sus reglas, en tanto que aquellos creados en la versión nueva, aplicarán las propias.

Algunos problemas derivados de este escenario:

• Riesgos de clasificación. La existencia y apertura de muchos sitios en donde clasificar la documentación se vuelve compleja para los usuarios y puede inducir a errores, por llevar documentos de una versión a otra de TRD. Un usuario autorizado clasifica un documento en un expediente de informes de gestión de la TRD versión 2, cuando debería clasificarlo en el expedientes informes de gestión, de la TRD versión 1.
• Extensión del CCD. El Cuadro de Clasificación Documental – CCD se multiplica por el número de versiones de TRD configuradas de forma virtualmente ilimitada, lo que genera confusión sobre el tamaño institucional, el modelo documental de la Entidad y, lógicamente, el performance del sistema que gestiona los documentos.
• Asignación de Usuarios. Este concepto representa el mayor riesgo del escenario, por la afectación de responsabilidad que conlleva. La competencia funcional que rige la facultad de clasificación documental, con varias TRDs activas, complejiza la asignación de usuarios, poniendo en riesgo el control y acceso a los documentos, así como la adecuada administración de los expedientes, bajo el concepto de relación competente. Un mismo usuario puede/debe quedar asignado a varias dependencias, de distintos segmentos del cuadro de clasificación, sin tener la responsabilidad, anteponiendo una lógica operativa para mantener cada una de las versiones de TRD, sin que esto corresponda a la realidad funcional de la institución generando un panorama de riesgo enorme y una asignación de usuarios descontrolada.
• Dificultad de trámite. El modelo de procedimiento institucional siempre corresponde a la TRD más reciente. Así las cosas, los documentos nuevos, que tienen que parar en expedientes de TRDs antiguas, tendrán dificultad para tramitar una vez implementada la nueva versión. Si el documento necesita una “autorización” establecida bajo ciertas condiciones y usuarios, ésta puede verse comprometida, porque el estado, los usuarios y los permisos no corresponden a la configuración original sobre la que está actuando el contenido.

Si el cumplimiento funcional se ve comprometido con este escenario, la opción pierde fuerza de aplicación porque nada justifica que frente a una organización de documentos, la entidad deje de cumplir su objetivo misional. Los modelos funcionales de gestión documental, vistos como buenas prácticas, aluden a esta opción de convivir y usar simultáneamente diferentes esquemas de clasificación (varias TRDs), solo para casos específicos (excepcionales), nunca de manera corriente y uso habitual en las tareas de clasificación.

3.2       Los documentos se reubican en la TRD nueva

El movimiento de contenidos no conlleva la herencia de atributos. Los documentos se mueven desde-hacia (pasado-actual), llevando consigo las características heredadas y adicionadas a través de su gestión, por eso cuando son declarados como documentos de archivo o expedientes cerrados, se vuelven inmutables. Ponerles los atributos del destino, significa recogerlos en el estado en que se encuentran en la TRD obsoleta, y adicionar, no borrar o cambiar, “adicionar” y hacer de uso efectivo, es decir poner “activas” todas las variables mediante una homologación, en un único instante de tiempo y con reglas de reubicación consistentes, ejecutadas de forma masiva. Este último postulado de movimiento masivo sugiere dejar sin efecto la reacomodación parcial o “a demanda”, porque en este escenario las TRDs inactivas solo deben permitir la consulta de documentos, en tanto que los usuarios y las rutinas de actividad diaria trabajan de forma exclusiva en el árbol documental vigente.

Coexisten, entonces, varias TRDs, pero solo la más reciente permite la clasificación de contenidos. Esto significa que para desarrollar y continuar ejerciendo sus funciones, la Entidad queda obligada a reubicar los expedientes y documentos en la localización del cuadro de clasificación documental nuevo que corresponda, asegurando que todos los contenidos permanecen asignados y con los atributos originales de la estructura de la que provienen. Se trata de llevar a la nueva TRD todos los documentos y expedientes en curso, para continuar con la gestión institucional.

El estado en que se encuentran los contenidos también tiene matices. A continuación un análisis y una propuesta de tratamiento a partir del avance de trámite en que se encuentran los expedientes y documentos, al momento de aplicar una nueva versión de TRD:

• Expedientes nuevos. Los expedientes que se creen a partir de la entrada en aplicación de una nueva versión de TRD, serán única y exclusivamente asociados a la versión activa. Ningún expediente podrá ser creado en versiones obsoletas de TRDs, lo que elimina el impacto para este grupo de contenidos.
• Expedientes cerrados. Los expedientes cerrados deben permanecer en el segmento del cuadro de clasificación correspondiente de la TRD en desuso, sin mutación alguna. Esto es adecuado porque al haber finalizado su trámite, el expediente ya inició la contabilidad de tiempos en el Archivo de Gestión y por lo tanto debería conservar todos los atributos y características propias del cuadro de clasificación en el que se cerró, sin vulnerar los tiempos de retención y la disposición final que le impuso la propia TRD sobre la cual nació.
• Expedientes abiertos. Los expedientes están en curso y no han finalizado su actividad, en el momento de aplicación de la nueva versión de TRD. Es decir, estos expedientes son susceptibles de ser modificados y complementados con documentos y por tanto deben moverse desde la TRD que los tiene (obsoleta), hacia la TRD activa, para seguir allí con su gestión de trámite correspondiente. Al igual que el mundo físico, se mueve la unidad documental tal y como está conformada al momento de la reubicación y allí continúa con su gestión de trámite. Valga indicar que el contenido que lleva el expediente, para todos los documentos declarados como documentos de archivo, debe ser inmutable.
• Documentos nuevos. Una vez creada la estructura de la nueva versión de TRD, cualquier documento nuevo (capturado y radicado) será creado bajo la tutela de la TRD activa y ninguna producción documental podrá llevarse a cabo en un segmento de las TRDs obsoletas.
• Documentos finalizados. Los documentos que al momento de poner en uso una nueva versión de TRD hayan sido declarados como documentos de archivo, quedan sin cambios en el expediente del cual forman parte. La declaración como documento de archivo significa que el contenido está clasificado, forma parte del expediente y se convierte en evidencia, por lo que no se puede modificar ninguno de sus atributos. Por tanto, todos aquellos documentos finalizados, que forman parte de un expediente que se ha movido, deben quedar estables y sin posibilidad de modificación.
• Documentos en trámite. Este grupo de documentos presenta dos opciones: estar clasificados o no. Cuando está clasificado, el documento ya forma parte del expediente, mientras que en el otro caso, el documento se encuentra en una bandeja de la oficina/usuario. En los dos casos el documento puede mutar o recibir atributos nuevos porque no se ha declarado como documento de archivo. Las acciones posibles son:
• Documentos clasificados. Los documentos que al momento del movimiento están clasificados, ya se han asociado con una tipología específica, vienen con un flujo de trabajo heredado del momento en que se crearon en la TRD obsoleta, pero no están declarados como documentos de archivo, es decir, se encuentran en trámite. Un tratamiento para este conjunto es que el documento conserve el tipo documental que originalmente fue asociado, a la vez que soporte el flujo de trabajo actualizado, partiendo del estado en que se encontraba el documento al momento del movimiento.
• Documentos sin clasificar. Una segunda opción es necesaria para analizar los documentos que vienen de una TRD antigua, cuyo estado de avance no llega a la clasificación, es decir que el documento ha sido radicado, ha iniciado su trámite, pero se encuentra fuera del expediente. En estos casos, los documentos deben moverse hacia la nueva bandeja de ubicación en la TRD activa, homologando la competencia sobre el nuevo esquema de clasificación, respetando el estado del trámite en que se encuentra el documento y obligando (restringiendo) a que la clasificación en el expediente proceda exclusivamente con las tipologías documentales actualizadas.

4. Reglas básicas

• Los escenarios de tratamiento de documentos con versiones de TRD son excluyentes. Conviene que solo una de las opciones sea aplicada al conjunto de documentos: Los contenidos finalizan bajo el esquema de clasificación con que nacieron; o, los documentos se mueven desde la TRD antigua, a los esquemas de clasificación, flujo y repositorio marcados por los ajustes de una nueva TRD.
• Todas las acciones de movimiento de las unidades documentales deben quedar reflejadas en un registro de auditoría (trazabilidad), que permita, en entornos automatizados, brindar al usuario un contexto completo de la evolución de la clasificación documental, incluyendo los movimientos efectuados y las competencias de los usuarios involucrados en el desarrollo del trámite.
• Los metadatos que se necesite registrar con respecto a la versión de TRD deben ser asociados de forma exclusiva al nivel correspondiente de sección, subsección, serie o subserie, es decir a los niveles de la estructura y no a los niveles inferiores de contenido, expediente o documentos.
• De forma especial los identificadores universales, códigos, de las unidades documentales se deben conservar siempre que haya un movimiento de contenidos. Estos movimientos deben garantizar que la información contextual de la nueva clasificación se actualiza para cada unidad documental, sin desconocer ningún elemento de información previa que permita entender el contenido. Dado que en los sistemas automatizados el movimiento no conlleva herencia, conviene el uso de tablas de homologación con la información correspondiente, origen-destino (desde-hacia), de cada expediente y/o documento que se reclasifica.
• Los expedientes que se reclasifiquen deberán garantizar que su contenido, con documentos declarados como documentos de archivo, es estable e inmutable. No debe permitir modificaciones al contexto de creación y gestión que lleva hasta el momento del
• Los expedientes reubicados a partir de movimientos de una TRD anterior a otra actual, deben responder por tiempos de retención y disposición final de la versión activa a la que han sido movidos. El movimiento no significa un reemplazo de la información original del expediente y por tanto, los valores iniciales de retención y disposición deben quedar como metadatos de contexto en el propio expediente, a la par que se activen unos nuevos valores, correspondientes a la retención y disposición de la serie a la que se mueven.
• Todos los expedientes movidos por razones de cambio de TRD, deberían tener una marca diferenciada, para identificar visualmente los expedientes que han sido reclasificados y por tanto entender el desarrollo del trámite con la reubicación de contenidos entre distintas versiones de TRD.

5. Operación y acceso a contenidos

• Es conveniente que los esquemas de clasificación dispongan de mecanismos automatizados brinden la posibilidad de cargar una nueva versión de TRD, a partir de asistentes de importación y/o exportación.
• Considerando la conveniencia de un único universo documental en las instituciones, las TRDs deben tener la misma posibilidad de inspección visual y de navegación en forma jerarquizada, para todas las estructuras existentes. A la par, cualquier segmento de una u otra TRD, activa o no vigente, debe estar controlada con acceso autorizado y dotada de operadores de consulta homogénea para todos los contenidos.
• Los elementos de información asociados a una versión de TRD deben ser registrados como metadatos de contexto, en el nivel superior de la actualización. Esto garantiza que un usuario conozca la evolución, motivo y primer momento de uso, para la organización de los documentos. De igual forma, se garantiza la herencia de información para toda la nueva producción documental subordinada.
• Los usuarios se asignan por competencia, con roles de perfil asociados a permisos. Roles específicos y concretos, deberán ser registrados como usuarios de una o más TRDs obsoletas, para los mantenimientos correspondientes de transferencia y disposición.
• Los informes y la gestión de reportes, analítica de datos, dashboard, etc. debe responder de forma homogénea para cualquiera de las ramas de una TRD, no vigente o activa, con la misma funcionalidad y servicios.

Conclusiones

En la práctica los expedientes deben reubicarse en el destino de clasificación actualizado, TRD nueva, para que la institución pueda responder los trámites de su competencia.

Los expedientes abiertos deben quedar “congelados” con su contenido intacto, hasta el último documento declarado como documento de archivo, en cualquier evento de reubicación.

Los expedientes reubicados deben asumir y aplicar las variables de retención y disposición de la TRD vigente hacia la que se mueven, sin perder la información original con que fueron creados.

Los documentos que forman parte de los expedientes reubicados, deben conservar todos los atributos con que llegaron a su clasificación. Si están declarados como documentos de archivo, se vuelven inmutables y, en caso contrario, cursan trámite conforme el procedimiento actualizado.

En los movimientos se debe garantizar el contexto de creación y reubicación, como parte de los metadatos del flujo de trabajo por el que pasa un expediente o por los que tramita un documento, registrados como auditoría y trazabilidad de cambios.

Casos excepcionales, como por ejemplo la reapertura de expedientes cerrados en una versión obsoleta de TRD, que conlleve un nuevo trámite en la TRD vigente, deben ser analizados sobre realidades concretas y circunstancias específicas, que permitan un estudio propio y por tanto escapan al alcance del presente documento.